Comment organiser et stocker des documents de l'état civil de la famille

Vous faites beaucoup pour garder votre coffre-fort de la famille: Vous verrouillez les portes la nuit, assurez-vous que les enfants bouclent leur ceinture de sécurité, et de garder les choses potentiellement dangereux hors de portée. Protéger votre famille, après tout, est votre première priorité.

Et avec autant de responsabilités familiales exigeant votre attention immédiate, il n'y a pas de surprise quand quelques trucs est simplement mis à pied pour une journée pluvieuse. Mais il ya un projet de famille qui est beaucoup plus important que vous pouvez penser: la sécurisation des documents vitaux de votre famille. Et les bonnes nouvelles sont qu'il est beaucoup plus facile à réaliser que vous pensez.

«Ce projet est facile d'ignorer, car il semble tellement de temps», dit Laura Leist, président de l'Association nationale des Organisateurs professionnels. En réalité, cependant, il faut seulement 10 étapes simples pour organiser et stocker vos très importants documents personnels, des documents, des photos et des fichiers. L'astuce est de faire une étape par jour. Voici comment:

Étape 1: Collecter les documents VIP Trier dans les tiroirs de fichiers, tiroirs d'ordure, des boîtes à chaussures et autres coins et recoins, tirant sur les documents qui méritent une attention particulière. Pour la plupart des familles, cela signifie que les originaux du mariage et de certificats de naissance, les passeports, les états financiers, cartes de sécurité sociale, des polices d'assurance, des titres de l'automobile, les actes de l'immobilier, les dossiers de vaccination, les testaments et les stocks des ménages et des évaluations, dit Leist. Si vous tombez sur quelque chose que vous n'êtes pas sûr de, demandez-vous: Qu'est-ce qui se passerait si elle était perdue à jamais? Est-ce que la simple pensée semer la peur dans votre cœur? Si la réponse est oui, alors cet article est un document de VIP.

Étape 2: Désactivez l'encombrement Si vous êtes comme la plupart des clients de Leist, vous avez probablement des tas de papiers inutiles flottant autour. Ce désordre peut vous empêcher de trouver et de garder une trace de ce qui est vraiment important. Alors prenez ces vieux comptes de services publics et les chèques annulés, et rev jusqu'à la déchiqueteuse. Si vous êtes inquiet de détruire quoi que ce soit, veuillez communiquer avec la banque ou de l'utilité et demander si elles tiennent des dossiers en ligne. Ces jours-ci, la plupart des informations sont archivées et accessibles à partir de sites Web.

Étape 3: documents magasin rarement utilisés À quand remonte la dernière fois que vous avez besoin de votre certificat de baptême? Il est préférable de garder les articles que vous avez pas utilisé dans les années qui encore se qualifier en tant que VIP dans un coffre-fort ou ignifuge maison en toute sécurité. Juste être sûr de ne pas verrouiller rien enlever à la banque que vous devrez peut-être de façon inattendue – telles que les directives ou les passeports médicaux notariée – puisque vous serez à la merci des heures bancaires, explique Leist. Si vous choisissez d'utiliser un coffre-fort à la maison, garder hors de la vue et dans une zone non inondable (le dos d'un placard à l'étage si possible), et le visser au sol.

Étape 4: Appuyez sur le magasin de photocopies Photocopier les documents de référence vous souvent et utilisent les copies à la place des originaux. Ces documents comprennent les cartes de sécurité sociale et les dossiers de vaccination, dont vous pouvez avoir besoin de fournir aux écoles et aux nouveaux médecins. Pour chaque photocopie, faire des notations sur l'endroit où se trouve l'original – comme dans votre coffre-fort.

Étape 5: Limer L'organisateur idéal pour info VIP fréquemment utilisé est un fichier d'accordéon extensible. Dans un tel dossier, vous pouvez désigner une fente pour chaque catégorie – cartes de crédit, assurance habitation, l'information de compte bancaire, les dossiers médicaux et ainsi de suite. Ensuite, en cas d'urgence, il vous suffit de saisir une chose et aller, un gain de temps précieux ainsi que vos papiers vitaux. Si vous le pouvez, stocker le fichier dans une armoire verrouillée.

Étape 6: Créer une liste de maître Fouiller dans les fichiers d'en trouver un numéro de compte ou numéro de téléphone gaspille beaucoup de temps. Au lieu de cela, passer un peu de temps à taper sur compte et numéros de contact importants pour les polices d'assurance, cartes de crédit, les investissements et autres. Imprimer la feuille et la bande à l'arrière de votre fichier d'accordéon, et soit stocker l'original sur votre disque dur dans un document protégé par mot de passe ou le supprimer complètement.

Étape 7: numériser des photos de la famille Votre santé ne peut pas dépendre de mariage portrait de grand-mère, mais votre bonheur pouvait. Scannez instantanés pré-numérique que vous chérissez le plus à une haute résolution d'au moins 300 dpi et de les étiqueter de façon descriptive sur votre ordinateur. Négatifs de magasins dans les manches et de mettre ces archives dans votre coffre-fort ou coffre ignifugé. Retourner les originaux à leurs cadres.

Etape 8: Back It Up La plupart d'entre nous utilisent des ordinateurs tous les jours pour les affaires et le plaisir essentiel. Pourtant, les gens négligent souvent de sauvegarder tous ces fichiers vitaux. Le pari le plus sûr: Un service de sauvegarde professionnel – tels que Mozy ou Carbonite – qui, pour une faible redevance mensuelle, stocke vos informations protégées par mot de passe hors site de façon un inondée, écrasé ou un disque dur volé ne devienne pas un encore plus grand désastre.

Etape 9: Partagez vos secrets Dans le cas où vous ne pouvez pas récupérer vos fichiers et documents personnellement, dire deux personnes – votre mari et votre maman, le meilleur ami, soeur ou d'un avocat – où trouver tout.

Étape 10: Gardez le bon travail Profitez d'un mois de l'organisation béat, puis réfléchir à la façon de maintenir votre système lorsque vous basculez les médecins, les assurances ou les banques. Essayez désignant quelques minutes chaque mois – après le paiement des factures, par exemple – à assurer que vos fichiers se tenir au courant afin que vous, le maître-nageur de la famille, êtes toujours prêt!