Boîte de réception propre, propre esprit: 4 étapes simples pour numérique et mentalement Decluttering

Nettoyer votre boîte de réception est une tâche que la plupart de nous jeter sur notre je vais attaquer-qui-tard-list - droit entre le dépôt de relevés bancaires et de l'organisation des tiroirs d'ordure. Mais pourquoi?

Parce que les humains ont du mal à faire quoi que ce soit, sauf si ils voient une hausse.

Voici une raison de rendre l'organisation de la boîte de réception d'une haute priorité: il fera de vous un heureux plus pacifique être humain, et plus productive.

Dans une étude menée par Radicati ya quelques années, les chercheurs ont prédit que le travailleur moyen serait envoyer et recevoir environ 125 courriels par jour d'ici l'an 2015. Cela représente environ 45 625 e-mails par an, y compris "graymail," mais pas y compris e-mail personnelle. Donc, si vous avez des amis, vous pouvez aller de l'avant et bosse ce nombre moyen up.What ce que cela ajoute à temps-sage?

En 2012, un McKinsey Rapport de l'entreprise a constaté que les gens passent environ 28% de la semaine de travail et la lecture des emails répondant. Cela est plus ou moins 12 heures par semaine. Je ne sais pas pour vous, mais si je pouvais réduire ce nombre de moitié, je dois beaucoup plus de temps pour aller à yoga.

Mais il est bien plus que de libérer votre temps. Je crois que votre boîte de réception est une représentation de votre état d'esprit. Et nettoyer out est vraiment de la paix qui vient avec battant clutter.Once mentale vous commencez à penser à propos des courriels de cette manière, vous voyez tout à coup l'importance de l'obtention de votre boîte de réception sous control.Here quelques étapes pour vous aider à démarrer:

1. Posez-vous les bonnes questions. Vous demandez peut-être ce que l'auto-réflexion a à voir avec votre boîte de réception. Tout, vraiment. L'extérieur est une représentation de l'intérieur. Vous songez à votre boîte de réception comme un reflet de votre état d'esprit, commencez par vous demander pourquoi vous avez laissé votre boîte de réception hors de contrôle et ce que d'autres choses pourraient être de faire votre sensation hors de contrôle dans votre vie. La réponse pourrait être aussi simple que d'être surbooké ou aussi grave que d'éviter un change.Identifying de carrière bien nécessaire et face à ces questions peut La partie la plus difficile de tout le processus. Vous répondre honnêtement, et vous serez mentalement et émotionnellement prêt à attaquer à la tâche.

2. "RDFS" Vos e-mails non lus. Dans son livre, Bird by Bird: Certaines Instructions pour l'écriture et la vie, Anne Lamott rappelle comment, enfant, son frère était autrefois submergé par un projet d'école sur les oiseaux. Son père dit à son frère de prendre le projet "oiseaux par des oiseaux», alors il ne serait pas intimidé par la tâche énorme à venir. Vous pouvez avoir un nombre impressionnant de courriels non lus pour aller bien. Vous devez faire l'oiseau par oiseau. Ne pensez pas à être fait, juste picorer loin à votre boîte de réception peu à peu le souvenir que vous vous engagez à cette tâche pour votre bien-être mental. Voyant que chaque e-mail ayant tous un but rend se débarrasser d'eux sentez comme vous avez accompli quelque chose. "RDFS" ing est un moyen facile de faire cela. Je me suis adapté cet acronyme astucieux d'un ancien patron de la mine qui m'a dit que chaque nouveau mail nécessite une des quatre actions: répondre immédiatement, supprimer sans répondre, suivi ou épargner pour l'avenir reference.Knowing que vous avez seulement quatre choix pour chaque nouvel e-mail diffusera les sentiments d'indécision et d'impuissance, de réduire le temps qu'il faut pour trier vos e-mails non lus et augmenter votre productivité. Comme vous passez par tous les 5.000 de vos e-mails non lus (ou quel que soit votre nombre est ... pas de jugement ici) une grande partie d'entre eux tombent dans la catégorie «suivi» ou «sauvegarder pour référence future», mais qui est la raison pour laquelle une prochaine étape importante est d'obtenir un système d'organisation en place qui fonctionne pour vous.

3. Organiser ce qui reste. Il ne cesse jamais de me stupéfier combien nous sommes courtisés par la promesse de l'organisation. Marque service de messagerie nouvelle de Google appelé boîte de réception utilise un "e-mail comme un modèle de liste de choses à faire." Il vous permet de trier des emails en «épinglé», «snoozed" ou "fait" les catégories et recueille un grand nombre d'e-mails en «paquets» à faire boîte de réception encombrement plus gérable. Oui, il est vraiment conviviale, mais ne pas être séduit par cette slickness. Vous ne le faites pas avoir besoin de l'avoir à obtenir votre boîte de réception propre. Il n'y a pas la vie bidouille magique qui va faire tout ce processus easier.But voici les bonnes nouvelles: il ya une formule infaillible. Désencombrement votre boîte de réception exige simplement développer un système cohérent et de garder avec elle. Si vous pouvez vous engager à ce que, vous êtes de golden.Here comment je fais: je utiliser une boîte de réception Gmail pour tout mon courrier, et après je l'ai "RDFS" -El mes nouveaux e-mails, je archiver mon "sauvegarder pour référence future "des emails en utilisant les dossiers de Gmail, qui peuvent être de couleur codé et imbriqués. Si un dossier approprié ne existe pas, je crée un nouveau. Je dois 65 dossiers actifs à l'heure actuelle. (La plupart des serveurs de messagerie peuvent remplir une fonction similaire si vous ne l'utilisez Gmail.) Ensuite, je vous adresse mes e-mails «suivi», que je garde dans ma boîte de réception (je essaie de ne jamais laisser ce nombre obtenir plus de 100, parce que je sais il rend personnellement me sens débordé). Si les e-mails «suivi» nécessitent une action de ma part, je crée une «tâche» dans Google Agenda (ex: "Choisissez un endroit pour déjeuner avec Lisa» ou «Envoyer feuille de calcul Excel à mon patron") et ajouter une date d'échéance à cette tâche alors je vais recevoir un rappel si nécessaire. De cette façon, je ne me réveille pas dans le milieu de la nuit se soucier de ce que je oublié de le faire. Sérieusement, ça vaut sleep.Challenge de la bonne nuit vous pour développer votre propre protocole de l'organisation. Toute méthode qui est confortable et durable pour vous travailler si vous y tenez.

4. Lutter contre les gros cailloux d'abord. Selon Stephen Covey qui a écrit Les 7 habitudes des gens très réussie, les "gros rochers de la vie" sont les tâches que si vous ne mettez pas d'abord, vous ne serez jamais à eux à tous. Cependant, ils sont souvent le plus important. Et quand nous les évitons, ils pèsent lourdement sur nous mentalement et emotionally.When vous appliquez la grande métaphore de rock à l'email, vous pouvez voir comment il est facile de passer la majorité de votre temps en ligne attaquer minuscules grains de sable - emails urgents qui nécessitent immédiate attention et de nous donner l'illusion de la productivité - et de mettre hors les gros rochers - courriels qui nous obligent à réfléchir sérieusement ou faisons. Les plus ces gros rochers obtiennent de-priorité, plus anxiogène qu'ils deviennent pour nous. Potentiel diffus stress en faisant un vœu à aborder les grands e-mails de rock en premier. Toujours. Il peut sembler contre-intuitif pour résoudre le plus difficile, plus chronophage éléments de la boîte de réception en premier, mais en prenant le temps de comprendre ce que ces e-mails exigent de vous permettra d'économiser du temps et de stress dans les longues run.Moments après vous expirez, le sentiment de votre épaule relâchement de la tension, en admirant votre boîte de réception immaculé, il commencera à se remplir à nouveau. C'est la vie. Mais ne soyez pas accablé - le nettoyage en profondeur est fait, et qui est la partie difficile. Le maintien est la partie facile maintenant que vous avez un système infaillible en place. Je parle d'expérience quand je dis que les jours productifs et des nuits paisibles seront toute la motivation dont vous avez besoin pour garder votre boîte de réception de jamais obtenir de nouveau encombré.

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